“โซเชียลเน็ตเวิร์ก” ดาบสองคมในองค์กร ใช้อย่างไรให้ได้ประโยชน์

“โซเชียลเน็ตเวิร์ก” ดาบสองคมในองค์กร ใช้อย่างไรให้ได้ประโยชน์

นักวิชาการ ภาคธุรกิจ และองค์กรเอกชน ร่วมหาแนวทางใช้งานโซเชียลเน็ตเวิร์กในองค์กรอย่างได้ประโยชน์ บนเวที ETDA Open Forum ชี้ Social Network Guideline จำเป็นต้องมี แต่ต้องนำไปใช้ได้จริง ไม่ขัดกับกฎหมาย เคารพต่อองค์กร เพื่อนร่วมงาน และตัวเอง

โซเชียลเน็ตเวิร์กหรือโซเชียลมีเดีย ใช้เป็นก็ได้ประโยชน์มาก แต่หากใช้ผิดกาลเทศะ นอกจากจะส่งผลต่อผู้ใช้แล้ว ยังอาจส่งผลกระทบถึงองค์กรของผู้ใช้ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงไอซีที จึงได้เปิดเวที Open Forum ในหัวข้อ “แนวทางการใช้ Social Network เพื่อส่งเสริมเศรษฐกิจและสังคมดิจิทัลที่ยั่งยืน (Social Network Guidelines for Sustainable Digital Economy)” เพื่อหาความพอดีและเหมาะสมสำหรับการใช้โซเชียลเน็ตเวิร์กของพนักงานในองค์กร ในยุคที่รัฐบาลกำลังขับเคลื่อนประเทศด้วยนโยบายดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เมื่อบ่ายวันพุธที่ 17 กุมภาพันธ์ 2559 ที่ผ่านมา ณ ห้อง Open Forum ของ ETDA

สุรางคณา วายุภาพ ผู้อำนวยการ ETDA กล่าวถึงที่มาของเวทีครั้งนี้ว่า การใช้โซเชียลอย่างไรให้ถูกต้องและเหมาะสมในยุคที่รัฐบาลประกาศนโยบายเศรษฐกิจดิจิทัล เป็นสิ่งที่ควรผลักดันกันออกไปและให้เกิดผลในวงกว้างเพราะปัจจุบันมีการใช้โซเชียลเน็ตเวิร์กอย่างตามใจฉัน และบางครั้งอาจไม่คำนึงถึงสิทธิของผู้อื่น เป็นความน่ากลัวของกระแสวัฒนธรรมที่โถมเข้ามาอย่างรุนแรง และส่งผลต่อการดำเนินชีวิตของทุกคน

สำหรับการพูดคุยบนเวทีได้ อ.วีระศักดิ์  โควสุรัตน์ เลขาธิการสมาพันธ์สมาคมภาพยนตร์แห่งชาติ เป็นผู้เปิดประเด็น โดยมี ดร.สาโรจน์ พรประภา และ ดร.ภัทรวรรณ ประสานพานิช จากสถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจศศินทร์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย วิไลพร ทวีลาภพันทอง จาก PricewaterhouseCoopers Consulting  (Thailand) Ltd. อาทิตย์ สุริยะวงศ์กุล จากเครือข่ายพลเมืองเน็ต ดร.สรณันท์ จิวะสุรัตน์ ผู้อำนวยการสำนักวิจัยและพัฒนา ETDA ร่วมแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และ ภรณี หรูวรรธนะ เป็นผู้ดำเนินรายการ  

อ.วีระศักดิ์ มองว่า ปัจจุบัน ความสัมพันธ์ผ่านโซเชียลเน็ตเวิร์กมีมากกว่าความสัมพันธ์ระหว่างนายกับลูกน้อง ยัง มีความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง ทั้งที่รู้จักและไม่รู้จัก การใช้นั้นมีมิติที่เป็นการข้ามพรมแดนและข้ามช่วงเวลา ซึ่งต้องใช้เวลาในการตกผลึกว่าอะไรจะออกมาเป็นกติกา มารยาท หรือจรรยาบรรณ 

ดร.สาโรจน์ กล่าวว่า สังคมต้องปรับตัวตามโซเชียลมีเดียที่เพิ่มมากขึ้น ซึ่งก็อยู่ที่จะวางตัวอย่างไร การที่นายส่งไลน์หาตอนตีสามก็ต้องดูบริบทว่า เร่งด่วนหรือรอได้เพียงใด เทคโนโลยีมีมาเพื่ออำนวยความสะดวก และอำนวยความสะดวกให้แต่ละคนไม่เท่ากัน ความเหมาะสมพอดีจะเป็นตัวจำกัดไปเอง ว่าจะใช้มากน้อยขนาดไหน แต่หากใช้เทคโนโลยีในการทำผิดและเป็นข้อห้ามอยู่แล้วอย่างชัดเจน ก็ต้องว่าไปตามกฎ ซึ่งกฎก็ควรมีไว้เพื่อคุ้มครอง ไม่ใช่จำกัดสิทธิ หากเกิดผลในวงกว้างและกระทบผู้ร่วมงานเป็นจำนวนมากก็ต้องพิจารณาตามข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น

ในเรื่องการจัดทำแนวทางหรือ Guideline นั้น ดร.สรณันท์ กล่าวว่า ต้องหาจุดสมดุลให้ได้ ซึ่งแนวทางการใช้โซเชียลเน็ตเวิร์กที่ดีคือการควบคุมไม่ให้เกิดความเสียหายขึ้น การตอบรับไลน์ในมุมหนึ่งคือเรื่องความรับผิดชอบ ซึ่งในเรื่องความมั่นคงปลอดภัยไซเบอร์แต่เดิมจะแยกเรื่องงานและส่วนตัวออกจากกันอย่างสิ้นเชิง เพราะเครื่องมือที่ใช้อยู่ไม่สามารถนำกลับบ้านได้ แต่สมัยนี้มีอุปกรณ์เช่นแล็บท็อปที่ทำงานได้ภายในเครื่องมือเดียวกัน แพลตฟอร์มเดียวกัน และข้อมูลชุดเดียวกัน ที่ใช้ทั้งในชีวิตส่วนตัวและการทำงาน 
ดร.ภัทรวรรณ เสริมว่า แนวทางบริหารจัดการเรื่องโซเชียลเน็ตเวิร์กภายในองค์กรควรมี เพื่อลดโอกาสในการทำผิด แม้ว่าจะควบคุมพนักงานรุ่น Digital Native คือคนที่ใช้อุปกรณ์ดิจิทัลเชื่อมต่อออนไลน์ตลอดเวลา ทั้งในการทำงานและเวลาส่วนตัว ได้ยาก แต่ในมุมขององค์กรหากเกิดเหตุกระทำผิด ก็ควรมีกระบวนการในการรับมือที่รวดเร็ว บางครั้งมีคนถ่ายภาพพนักงานที่ไปทำไม่ดีนอกองค์กรแล้วขึ้นโซเชียลมีเดีย องค์กรก็ควรมีกระบวนการในการตรวจสอบและรับมือให้เร็วที่สุด เพื่อลดผลกระทบที่เกิดขึ้นให้น้อยที่สุด หรือการห้าม ไม่ให้ใช้โซเชียลมีเดียในระหว่างการทำงานเลย ซึ่งพนักงานก็พยายามหาทางใช้อยู่ดี จึงควรเปิดให้ใช้แล้วควบคุมในระดับที่ติดตามดูแลได้ ดีกว่าปล่อยให้ไปใช้ WiFi สาธารณะในการส่งข้อมูลองค์กร ซึ่งอาจก่อให้เกิดผลเสียมากกว่า บางองค์กรมีเรื่องพนักงานไปนินทาเจ้านายในโซเชียลเน็ตเวิร์กหรืออาจนำข้อมูลลับขององค์กรไปเปิดเผย ซึ่งควรหาวิธีบริหารจัดการเรื่องเหล่านี้ให้เหมาะสม   

วิไลพร ให้ความเห็นว่า การใช้โซเชียลเน็ตเวิร์กมีประโยชน์ก็มีโทษเช่นกัน การใช้จึงต้องมีมารยาทและเคารพองค์กร เพื่อนร่วมงาน และตัวเอง ซึ่งสามัญสำนึกของแต่ละคนไม่เหมือนเหมือนกัน ความต่างทางภูมิศาสตร์และวัฒนธรรมก็ทำให้สามัญสำนึกต่างกัน การที่ PwC มีพนักงานทั่วโลกก็ไม่ปล่อยให้ตีความกันเอง ต้องออกเป็นมารยาทการใช้งานโซเชียลเน็ตเวิร์ก ซึ่งพนักงานที่เข้าทำงานต้องอ่าน หากไม่ทำตามหรือมีผลกระทบเกิดจากการไม่ทำตาม ก็สามารถพิจารณาโทษตามขั้นตอนของฝ่ายทรัพยากรบุคคล เช่น การให้เครดิตงานของผู้อื่น เมื่อมีการส่งต่อข้อมูลทางโซเชียลเน็ตเวิร์ก การพิจารณาก่อนแชร์ว่า ข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่เป็นความลับหรือไม่ การเคารพสิทธิของผู้อื่น ในการโพสต์หรือแสดงความเห็น การพิจารณาก่อนส่งต่อ เพราะเมื่อส่งผ่านโซเชียลมีเดียแล้วแก้ไขอะไรไม่ได้ เป็นต้น 

อาทิตย์ เสริมว่า ปัจจุบันนี้ มีบางองค์กรที่กำลังทำ Social Network Guideline อยู่ เช่น มหาวิทยาลัยมหิดล โดยเฉพาะอย่างยิ่งกลุ่มโรงพยาบาล เพราะกังวลในเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างผู้ให้บริการทางการแพทย์กับผู้ป่วย ซึ่งนโยบายเหล่านี้ก็ต้องดูว่า 1) บังคับใช้ได้จริงในทางปฏิบัติได้หรือไม่ และ 2) ขัดกับกฎหมายของอุตสาหกรรมนั้น ๆ หรือไม่ ซึ่งเราอาจจะห้ามให้คนไม่พูดไม่ได้ จึงต้องหาวิธีจัดการให้มีการสื่อสารที่ถูกต้อง เนื่องจากปัจจุบันชีวิตการทำงานและส่วนตัวก็พัวพันกันไปหมด ดังนั้น Social Network Guideline ก็ควรต้องมีและนำมาปรับใช้ แต่ทางที่ดี ควรเริ่มที่การจัดการกับตัวเองก่อน

ภรณี ได้ปิดท้ายว่า เมื่อพูดถึงโซเชียลเน็ตเวิร์ก จะนึกถึงการร่วมมือ หรือ Collaboration ซึ่งการสร้าง Guideline นี้ก็ควรมาจากการร่วมมือกันและเกิดจากจิตสำนึก เพราะไม่มีเทคโนโลยีใด ๆ ที่จะตรวจเนื้อหาในโซเชียลเน็ตเวิร์กได้ทั้งหมด การวิจารณ์ตำหนิก็ไม่จำเป็นต้องมีการโต้กลับทันทีเสมอไป แต่มีวิธีการให้ผู้ที่มีหน้าที่ ซึ่งอาจเป็นทีมที่รวมหลาย ๆ หน่วยเข้าด้วยกัน บริหารจัดการเรื่องชื่อเสียงและวิกฤตที่เกิดขึ้นกับองค์กร

ทาง ETDA Open Forum ขอขอบคุณผู้เข้าร่วมเสวนาครั้งนี้ โดยหัวข้อการพูดคุยครั้งต่อไปเป็นเรื่อง “แนวทางการบริหารจัดการความปลอดภัยเว็บไซต์ Joomla!” ในวันพุธที่ 24 กุมภาพันธ์ 2559 ติดตามรายละเอียดได้ที่ www.etda.or.th และ http://ictlawcenter.etda.or.th